Требования к бумажному документообороту

Почему не стоит отказываться от бумажного делопроизводства

На правах рекламы

Распространение электронного документооборота, казалось бы, позволяет бизнесу до ничтожно малых объемов снизить производство документации на бумаге. Однако говорить о том, что «цифра» вытеснила «бумагу», мягко говоря, преждевременно.

Когда бизнесу требуются бумажные документы?

В первую очередь тогда, когда дело касается организационно-распорядительных документов, регулирующих деятельность предприятия: учредительные документы, договоры с контрагентами и т.д. Переход на электронный документооборот с контрагентами постепенно набирает популярность, но суды до сих пор не всегда признают электронные договоры и правомочность электронной цифровой подписи (ЭЦП). В настоящее время ЭЦП не содержит биометрических данных и не защищает полностью от мошенничества, так как может быть использована посторонним человеком, придавая юридическую силу подписанному документу. Поэтому в случае возникновения судебного спора бумажный документ с традиционной подписью остается основным доказательством условий работы, прав и обязанностей сторон.

Распечатка понадобится и для документов, требующих обязательного нотариального заверения. Услуги нотариуса с ЭЦП уже не редкость, но они оказываются дороже обычных и распространены далеко не в каждом городе.

Документооборот кадровой службы также пока не может быть полностью переведен в электронный вид. Сюда относятся документы с обязательным ознакомлением работника «под роспись»: локальные нормативные акты, приказы; а также документы, требующие заверения печатью организации или отдела кадров (например, справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа и др.). Чем больше штат компании, тем больший объем кадрового делопроизводства ей предстоит вести на бумажных носителях.

Отдельно стоит отметить трудовой договор. В настоящее время проект электронного трудового договора, имеющего юридическую силу без дублирования на бумаге, находится в стадии разработки. А значит, обмен между работодателем и работником бумажными экземплярами трудового договора остается обязательным.

Компаниям, оказывающим услуги населению, необходимо поддерживать бумажный документооборот, обеспечивающий юридические права физических лиц.

Любая дистрибуция требует формирования целого комплекса документов, связанных с организацией поставок. В случае проверки при транспортировке груз, не имеющий сопроводительной документации, может быть признан незаконным. Впоследствии доказывание прав на него и его юридической чистоты может оказаться весьма долгим и затратным. Так же документального подтверждения для дальнейших разбирательств потребуют ситуации повреждения, недостачи, потери или кражи груза.

Нельзя забывать и о проверках контролирующих органов. В большинстве случаев, сотрудники налоговой инспекции или пенсионного фонда попросят предоставить бумажные копии электронных документов.

Типовое программное обеспечение, предлагаемое операторами электронного документооборота, не всегда дает возможность подготовки документов необходимых унифицированных форм, полностью отвечающих требованиям законодательства. Также это ПО может не поддерживать конкретные формы, соответствующие бизнес-процессам той или иной компании, а внедрение индивидуальных настроек электронного документооборота может потребовать существенных финансовых и временных затрат. Жесткая конкуренция среди операторов подобных сервисов не позволяет контрагентам свободно пересылать документы между разными системами. Роуминг настраивается для конкретной пары контрагентов, что также является весьма трудоемким процессом.

Исходя из вышеизложенного, неудивительно, что в большинстве российских компаний принята практика использования смешанного – электронно-бумажного документооборота. А значит, обязательным для любого бизнеса становится организация центра печати.

Решение бумажной проблемы

Достоинство современной печатной техники – универсальность. Производители принтеров и многофункциональных устройств ориентируются на актуальные требования бизнеса и предлагают устройства, которые можно подобрать в четком соответствии потребностям компании или структурного подразделения. Не последним фактором при выборе подходящего решения является и стоимость отпечатка.

Больших успехов в снижении расходов на печать при одновременном повышении ее скорости добилась в последние годы компания Ricoh. Если в среднем по отрасли стоимость одного монохромного отпечатка формата A4 составляет 5,50-9,00 руб. (чем меньше объемы печати, тем дороже), то с новыми принтерами и МФУ Ricoh этот показатель удастся снизить до 2,70-5,00 руб. за отпечаток при использовании картриджей стандартной емкости. И даже от этой суммы можно сэкономить до 35%, если использовать картриджи повышенной емкости.

К примеру, для небольших объемов печати лучше всего подойдут компактные устройства, позволяющие уверенно работать с небольшими тиражами документов. К примеру, принтеры и МФУ Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw и SP 220SFNw отличаются и скромными размерами, и удобством, и простотой использования. Они готовы к работе сразу после установки, не требуют специальных знаний при обслуживании и «всеядны» – способны работать и с компьютерами любых производителей, без оглядки на операционную систему, и с мобильными устройствами. Эти устройства (а в линейке есть и принтер, и МФУ, и МФУ 4 в 1, где присутствует еще и факс) позволяют закрыть потребности в печати таких подразделений, как служба кадров, секретариат компании, другие отделы, которые периодически работают с бумажными документами. Целесообразно использование моделей из серии Ricoh SP 220 небольшими компаниями и даже индивидуальными предпринимателями. Весомым плюсом также будет и трехлетняя гарантия, которая свидетельствует о высокой надежности устройств.

Для решения задач, связанных с серьезным по объему документооборотом, подойдут устройства Ricoh серии SP 325. Также различаясь по набору своих возможностей, SP 325SDNw, SP 325SNw и SP 325SFNw способны полностью «закрыть» потребности небольшой компании или структурного подразделения, которые ведут активную работу, связанную с обслуживанием клиентов. Бухгалтерии, отделы продаж, логистики, сервисного обслуживания – этим структурам отлично подойдут такие качества SP 325, как производительность, гибкие настройки, возможность печати с мобильных устройств, быстрая оцифровка многостраничных документов при помощи автоподатчиков. Помимо прочего, МФУ обеих линеек умеют отправлять отсканированные документы в папку, по FTP или на USB-флешку.

Отказаться от бумажного делопроизводства на сегодняшний день не представляется возможным. Но если 10 лет назад работа с документами ложилась на бизнес тяжким бременем, то сегодня сочетание достоинств электронного документооборота и возможностей современных технологий печати позволяет найти оптимальное смешанное решение, максимально эффективное для бизнеса.

Дарья Кокина, финансовый директор группы коммуникационных агентств.

Электронный или бумажный документооборот?

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены. Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов.

Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции.

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет. Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д. И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!

Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами. Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные. А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой.

Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.

Что говорит закон?

Ни действующим законодательством, ни другими нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между организациями.

Напротив, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит о том, что законодательством РФ разрешается составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью.

А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты.

Никакого особого порядка признания расходов в случае, если первичные документы составлены в электронном виде, нет. Применяется тот же порядок, что и для бумажных документов. И датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

Смотрите так же:  Приказ минфина рф no 67н

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот — это не просто документы в электронном виде. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с этими документами.

Перевести на электронный документооборот можно не только финансовый отдел. Точно так же вы можете повысить эффективность в других подразделениях: производственном, управленческом, кадровом, техническом, складском и так далее.

Естественно, потребуются определенные трудозатраты на то, чтобы внедрить электронный документооборот в вашей организации – это и время на разработку регламента, перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровой подписи, обучение сотрудников.

Однако плюсов гораздо больше:

  • Все документы будут храниться централизованно, в структурированном виде
  • Сократятся почтовые расходы на пересылку и расходы на печать документов
  • Скорость! Существенно увеличится скорость на передачу информации, регистрацию, согласование и подписание документов
  • Найти нужный документ станет гораздо проще и быстрее

Существующая в данный момент законодательная основа дает вам возможность легко взаимодействовать с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном или в электронном. Вы уже сейчас можете использовать электронные документы и экономить таким образом затраты на документооборот с контрагентами. Эффективность бизнеса от этого только растет.

Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники

Автор: М. П. Бобылева

Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники

М. П. Бобылева, к.и.н

  • Особенности современного документооборота как процесса коммуникации
  • Функции непосредственных участников электронного документооборота
  • Роли косвенных участников электронного документооборота
  • Новые задачи службы ДОУ как организатора документооборота

Главной особенностью современной управленческой коммуникации является все более активный переход от традиционного бумажного к электронному документообороту. В настоящее время применяется и в ближайшей перспективе пока еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот, имея в виду то обстоятельство, что некоторая часть документов с длительными и постоянными сроками хранения будет иметь подлинники на бумажном носителе.

Однако при этом в процесс электронного документооборота включаются как электронные документы, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе. Таким образом, в условиях применения современных информационных технологий весь процесс документооборота может осуществляться в электронной среде. При этом состав участников документооборота и их роли претерпевают изменения в сравнении с технологиями традиционного бумажного делопроизводства.
Изучение коммуникационных аспектов документооборота является весьма актуальным и перспективным. В современных условиях документооборот представляет собой специфическую область коммуникации между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования управленческой системы.

Управленческий документооборот как письменная формальная деловая коммуникация может рассматриваться с точки зрения её участников, процесса, технологии, средств и каналов коммуникации, а также носителей информации. К числу основных характеристик управленческого документооборота относятся: многозвенный характер процесса коммуникации, наличие прямых и косвенных участников документооборота, взаимосвязь с управленческими отношениями и принятием управленческих решений. Эти и другие особенности современного управленческого документооборота подробно рассмотрены в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».

Вместе с тем по мере расширения применения электронного документооборота вопрос о его участниках приобретает возрастающую важность при решении вопросов нормативного регулирования, регламентации документооборота и практической организации работы.
Под коммуникацией в наиболее общем смысле понимается передача сообщения от источника информации к ее получателю посредством определенного канала. Такая интерпретация была предложена основоположниками кибернетического подхода к коммуникации К. Шенноном, У. Уивером, Н. Винером и др.
Рассмотрим базовую кибернетическую модель документальной коммуникации (рис.1), включающую следующий состав участников:

  • автор документа — организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшее документ;
  • отправитель — им может быть как сам автор документа, так и лицо (либо подразделение или специальная служба доставки), уполномоченное организовать и осуществить передачу документа;
  • адресат — организация, должностное лицо или физическое лицо, которым предназначен передаваемый документ;
  • получатель – им может быть сам адресат и/или лицо (либо подразделение), уполномоченное осуществить прием переданного документа

При этом участники коммуникации могут совмещать несколько ролей. С одной стороны — роли автора документа, отправителя и кодировщика (декодировщика) передаваемых сообщений. С другой стороны – адресат, непосредственный получатель документа и также кодировщик (декодировщик) передаваемых сообщений. Под кодированием и декодированием сообщений понимается использование конкретных языковых средств, способов и форм представления информации, а также применение, при необходимости специальных средств шифрования и других криптографических средств.

Рис.1. Базовая модель документальной коммуникации.

Представленные в этой модели взаимосвязи носят линейный характер и являются общими для традиционных видов документальной коммуникации (и межличностной, и управленческой). Вместе с тем в условиях применения современных технологий управленческого документооборота модель коммуникации приобретает более сложный и разветвленный вид. Каналы коммуникации также усложняются: применение электронного документооборота предполагает наличие специальной информационно-комуникационной среды, соответствующей инфраструктуры.

Важно учитывать, что при наличии более двух участников коммуникации возможны различные варианты схемы их взаимодействия, связанные с используемыми принципами построения коммуникационных (или коммуникативных) сетей. Как отмечают видные российские ученые – специалисты в области теории и практики менеджмента О.С.Виханский и А.И.Наумов, «знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации» .

Поскольку управленческий документооборот связан с реализацией управленческих отношений, принципиальное значение имеет выбор оптимального варианта конфигурации информационных сетей для конкретных задач, процессов и управленческих ситуаций. При одинаковом числе участников коммуникации ее эффект может быть различным в зависимости от того, какую направленность имеют информационные потоки. В качестве примера на рис. 2 приведены варианты схем взаимодействия для четырех участников коммуникации.

Рис. 2. Варианты схем коммуникации.

Эти схемы в различных сочетаниях могут присутствовать в коммуникационных сетях с большим числом участников и являются характерными для управленческого документооборота. Например, в случае, если проект документа готовится коллективно, то может использоваться схема «каждый с каждым» (на начальных стадиях работы) либо схема «колесо», в которой видна роль ответственного исполнителя. В процессе визирования проекта документа могут использоваться схемы «звезда», «цепочка» или их комбинация. При рассылке документа нескольким адресатам – схема «один ко многим», а при сборе информации – «многие к одному».
Как нами уже отмечалось, в состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

Подчеркнем при этом, что важную роль в технологии документооборота играют лица, содействующие процессу коммуникации: регистраторы документов, контролеры, секретари, помощники руководителей и др., которые также являются непосредственными участниками документооборота.
Применение современных информационных технологий, в том числе систем электронного документооборота (СЭД), изменяет процесс и состав участников документооборота как формы осуществления управленческой коммуникации.

Управление документооборотом и физическую возможность его осуществления обеспечивают косвенные участники документооборота. В их числе применительно к задачам электронного документооборота особо выделим персонал, осуществляющий пользовательское и технологическое администрирование СЭД, регламентацию использования применяемых технологий документооборота, сопровождение СЭД, обеспечивающий функционирование каналов связи и др.
В числе косвенных участников документооборота отдельно выделим роль системного технолога, т.е. специалиста, выполняющего прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользователей. В зависимости от масштаба деятельности организации и особенностей организации применения СЭД состав функций таких специалистов может различаться. В любом случае это должны быть квалифицированные специалисты, сочетающие знание информационных технологий, менеджмента, документоведения, управления проектами. Эти специалисты должны уметь: выполнять технологические настройки СЭД, вести системные справочники, разрабатывать нормативные и методические документы (в том числе регламенты, технологические карты, описания процессов), вести организационно-методическую работу с пользователями системы и др.

Без такого рода специалистов использование СЭД невозможно. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое. Тогда, в случае отсутствия одного из них, будет кому решать текущие вопросы (например, внести изменения в справочник должностных лиц организации). Как показывает практика, обязанности системных технологов поручают как специалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информатизации. На наш взгляд, возможно, использовать и тот, и другой вариант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой — из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в квалификации специалистов, причем не только в их компьютерной подготовке, но и знании ими предметной области ДОУ. Нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот вариант также допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочетание.

К косвенным участникам документооборота относятся не только соответствующие подразделения организации и ее сотрудники, но и в ряде случаев внешние организации, в том числе разработчики программных продуктов и другие специализированные организации. При этом в настоящее время серьезно повышается ответственность разработчиков программных продуктов как косвенных участников документооборота, тем более что требования к качеству автоматизированных систем постоянно возрастают.

Если рассматривать документооборот как область не только внутренних, но и внешних коммуникаций, то следует выделить взаимодействие документационных служб организаций, участвующих в отправке и получении документов, с используемыми средствами и службами доставки (например, почта, фельдъегерская связь, и др.). В условиях использования технологий электронного документооборота, в том числе применения электронной цифровой подписи (усиленной квалифицированной электронной подписи), к числу участников документооборота следует также отнести удостоверяющие центры.

Таким образом, к косвенным участникам документооборота можно отнести:

  • организации, подразделения и должностные лица, обеспечивающие требуемую организацию документооборота, технологическую настройку и администрирование систем электронного документооборота, функционирование удостоверяющих центров;
  • организации, формирующие инфраструктуру (службы доставки, транспортные службы, в том числе телекоммуникационные);
  • производственные и исследовательские подразделения и организации (например, службы сопровождения систем электронного документооборота, разработчики программного обеспечения и др.).

Роль организатора документооборота требуется не только для внутреннего электронного документооборота, но и внешнего. Так, к примеру, понятие «организатор документооборота» содержится в Положении о системе межведомственного электронного документооборота .

В современных условиях в деятельности служб документационного обеспечения управления (служб ДОУ) сочетаются функции прямых и косвенных участников документооборота. Часть персонала, относящегося к косвенным участникам документооборота, обычно входит в состав службы ДОУ.

Применение современных организационно-технологических форм документооборота требует существенного изменения задач и функций прежних делопроизводственных служб, которые должны стать центром компетенции по работе как с бумажными, так и с электронными документами. В целом служба ДОУ должна выполнять функции организатора документооборота. Это вытекает также из стандарта ИСО 15489-2001, утвержденного в качестве российского государственного стандарта.

Основным содержанием деятельности служб ДОУ должно стать не только «делопроизводство», но и в более широком плане «управление документацией». Новая роль службы ДОУ реализуется в тесном взаимодействии с подразделениями информатизации и информационной безопасности и защиты информации. Ряд ключевых функций организатора документооборота выполняют системные технологи СЭД.

В качестве организатора документооборота служба ДОУ должна обеспечить согласованные процессы работы прямых участников документооборота, а также взаимодействовать с косвенными участниками, в том числе внешними организациями, обеспечивающими осуществление электронного документооборота.
Таковы некоторые общие характеристики участников современного документооборота. Вопросы управленческого взаимодействия должностных лиц в процессе электронного документооборота, а также граждан и юридических лиц как участников документооборота заслуживают специального внимания и детального рассмотрения.

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 296 с.

Виханский О.С., Наумов А.Н. Менеджмент: учебник. — 4-е изд. — М.: Экономистъ, 2006. С.427.

Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию// Делопроизводство, 20012, № 2, с 32-37.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (с изменениями).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию

Автор: М. П. Бобылева

Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию

М. П. Бобылева, к. и .н., доцент

  • Взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления
  • Практическое значение принципов документооборота
  • О содержании понятия «документооборот» в условиях электронных технологий
  • Сопоставление принципов бумажного и электронного документооборота

Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно­технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности.

При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах документооборота. Практика показывает, что системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной степенью эффективности (даже в случае использования одного и того же программного продукта), что в значительной мере связано с используемыми принципами и процедурами документооборота и организацией документационного обеспечения управления (ДОУ) в целом.

Приходится констатировать, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на принципах традиционного делопроизводства. Нередки случаи, когда в процессе подготовки той или иной организации к внедрению СЭД сотрудники высказывают пожелание, чтобы в условиях автоматизации сохранились прежние процедуры работы.
Некоторые примеры недостаточно продуманных процедур использования СЭД в организации документооборота приводились и на страницах журнала «Делопроизводство».

В частности, обращает на себя внимание пример, когда в условиях применения СЭД «в целях сокращения временных затрат и прямоточного направления документа» одновременно с передачей документа на резолюцию руководителю служба ДОУ делает «бумажную (подчеркнуто мною — М. Б.) копию и направляет в соответствующее структурное подразделение для своевременного информирования будущего исполнителя». Как можно судить, в данном случае базовые функциональные возможности СЭД используются недостаточно, а вместо сканирования документа, поступившего в организацию на бумажном носителе, выполняется его копирование (с сопоставимыми трудозатратами, но без ввода в СЭД электронной копии документа для дальнейшей работы с ним). В результате базовые принципы документооборота (оперативность, прямоточность и экономичность), реализуются в форме, не соответствующей возможностям СЭД.

За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:

  • автоматизация процессов работы службы ДОУ;
  • автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
  • применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально­распределенной системе учреждений;
  • взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
  • создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.

Новые организационно­технологические особенности документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора, в том числе в журнале «Делопроизводство». Сейчас на практике российскими организациями используются все перечисленные варианты применения автоматизированных технологий. Иными словами, существует «многоукладность» организационно­технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития.

Процесс перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно­бумажный документооборот.

Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.
Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007. В целом организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:

  • соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
  • регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота;
  • целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
  • обеспечение оперативности передачи и получения информации;
  • оптимизация трудозатрат.

Реализация названных требований в условиях применения современных информационных технологий должна основываться на более широком взгляде на проблематику управленческого документооборота и уточнении этого понятия. Ряд методологических аспектов современного управленческого документооборота исследован и обоснован нами в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».

В рамках настоящей статьи отметим некоторые положения.

Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации. В традиционном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов внутри организации с момента создания или получения до оформления в дело или отправки. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141­98: «Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». В несколько скорректированном виде это определение вошло в действующие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где записано, что документооборот — это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки». При таком подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».

Объяснение тому, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации, может быть следующим. В условиях бумажного документооборота письменные коммуникации с другими организациями имели ограниченные возможности контроля, так как происходил разрыв в управленческих процедурах, связанный с физической доставкой документа адресату (из одной организации в другую). По этой причине документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации (в рамках деятельности ее делопроизводственной службы). В условиях применения современных информационных технологий такие рамки для документальной управленческой коммуникации становятся узкими, что, в конечном счете, не может не сказаться на ее эффективности. Поэтому в условиях применения современных информационных технологий следует различать внутренний и внешний электронный документооборот.

Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Эти проблемы требуют специального внимания, поскольку значительная их часть выходит за рамки корпоративного регулирования ДОУ и требует соответствующей законодательной и нормативной базы, унификации и стандартизации требований к электронным документам и процедурам документооборота, а также издания актов межведомственного характера, заключения договоров или соглашений.

К примеру, переписка в связи с обращениями граждан в государственные или муниципальные органы или иные организации в электронной форме относится к внешнему электронному документообороту, а конкретные процедуры работы с обращениями граждан в организации с использованием системы электронного документооборота являются областью внутреннего документооборота.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при таком подходе «за кадром» остаются процедуры подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес­процессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес­процессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию в условиях бумажного документооборота.

В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка не просто существует, но и играет при этом достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений и в осуществлении основных бизнес­процессов.

В современных условиях работа с внутренними документами, включая их регистрацию, с использованием системы электронного документооборота уже не может рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Кроме того, одним из краеугольных камней традиционного делопроизводства и документооборота в отечественных организациях на протяжении целого столетия было отделение технических операций по подготовке документов (например, печатание документов в машинописных бюро) и делопроизводственному обслуживанию от процессов работы с документами «исполнителей». В современных условиях подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах. Однако по­прежнему встречается стереотип в отношении к процедурам работы с документами: нередко они воспринимаются руководителями и специалистами как «инородная» функция. Вместе с тем расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота не только работников документационной службы, но и остальных подразделений организации. Об этом свидетельствует и международный опыт. Процессный подход позволяет выстроить оптимальные процедуры электронного документооборота в организации. Регистрация, прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям СЭД в подразделениях организации. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других операций традиционного делопроизводства. Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием — требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам. Таким образом происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новым содержанием наполняется и принцип экономичности, включая минимизацию трудозатрат на процессы документооборота. Первоначально системы, предназначенные для автоматизации делопроизводства, были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных рутинных операций с бумажными документами (например, по регистрации и контролю исполнения документов, информационно­справочной работе). При внедрении СЭД изменяется структура трудозатрат службы ДОУ на внесение информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов и других метаданных, прикреплении файлов, сканировании документов). В процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на работу с документом в масштабе организации значительно сокращаются (например, на изготовление копий на бумажном носителе, наведение справок о содержании документа, ходе его исполнения, включении в дело и т. п.). Однако при этом потребуется выделить группу высококвалифицированных специалистов, выполняющих функции технологического администрирования СЭД.

Важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

Приведенные в качестве примера в таблице 1 некоторые принципы электронного (или смешанного электронно­бумажного) документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и модификации.

В условиях применения современных информационных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

Таблица 1
Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота

Смотрите так же:  Требования к рабочей обуви на производстве

Обсуждение закрыто.