Где заверить документ

Содержание:

Свидетельствование копий документов у нотариуса

Свидетельствование копий тех или иных документов – это нотариальное действие, позволяющее свидетельствовать идентичность содержания подлинного текста документа и его копии. Заверяя копию своей подписью, нотариус не удостоверяет факты, которые изложены в тексте этих документов. Он лишь подтверждает, что копия и оригинал соответствуют друг другу. Чтобы нотариус удостоверил идентичность содержания документов, заявитель должен представить оригинал, а также свой паспорт.

Стоимость свидетельствования копий документов

Стоимость заверения копий у нотариуса складывается из величины нотариального тарифа и суммы правовой и технической работы.

Перечень нотариальных действий

Нотариальный тариф

Стоимость правовой и технической работы

Итого

Свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов

10 руб.

за страницу копии документов или выписки из них

50 руб.

за страницу копии документов или выписки из них

60 руб.

за страницу копии документов или выписки из них

Свидетельствование верности копий учредительных документов (устав предприятия)

500 руб.

(независимо от количества страниц)

не взимается

500 руб.

Для чего нужно свидетельствование копий документов

Свидетельствование нотариусом копий тех или иных документов может помочь Вам защитить свои интересы и реализовать гражданские права. В частности, физическому лицу заверенная у нотариуса копия документа может потребоваться при приеме на работу, поступлении в вуз, вступлении в наследство, получении стипендий и грантов, оформлении права собственности на объект недвижимости и т. д. Юридическим лицам данное нотариальное действие необходимо для того, чтобы регистрировать изменения, получать лицензии и разрешения на работу, открывать расчетные счета в банке, вести дела с контрагентами и т. д. Так, заверение копии договора может потребоваться для совершения юридически значимых действий: предъявления претензии контрагенту, представления письменных доказательств в суд, обращения за допуском СРО и др.

Копии каких документов запрещено свидетельствовать

Нотариус не может заверить копии:

  • документов с указанием о запрете копирования.
  • документов с грифом секретности.
  • медицинских карт, выписок и иных документов, в которых есть информация о психических и иных заболеваниях человека.
  • дипломов вузов без регистрационного номера, печати, подписей должностных лиц.
  • выписок из зачетных ведомостей без предоставления дипломов,
  • копии документов без нотариального удостоверения и подлинника и т. д.

Если Вы хотите уточнить тарифы на свидетельствование копий у нотариуса Юлдашевой Т. В., то позвоните нам по контактному телефону. При необходимости Вы также можете записаться на прием.

Как нотариально заверить документы качественно и не дорого

Из всех предоставляемых услуг нотариуса, самой популярной и востребованной остается заверение копий документов. Это очень нужная вещь, так как часто нет возможности, либо желания носить с собой оригинал паспорта, различные свидетельства и т.д. Все эти и другие документы Вам могут пригодиться при оформлении кредита, устройства на работу, передачи в наследство недвижимости и прочего.

Что нужно для того, чтобы нотариально заверить документы в Москве

Все довольно просто. Вам потребуется предоставить ряд документов:

  1. собственный паспорт
  2. оригиналы необходимых документов
  3. ксерокопии заверяемых документов

В большинстве случаем заверять копии документов необходимо лично. В крайних случае можно по доверенности.

Как бы это странно не звучало, но нотариус может Вам отказать, казалось бы, в такой простой услуге. Это случается в тех случаях, когда документ не содержит регистрационного номера, даты, необходимых подписей и тому подобное. Отказ может быть и по другим причинам – не читаемость документа, плохое качество печатей, зачеркивания и пометки на оригинале документа.

Ксерокопии, которые Вам необходимо заверить, нужно делать в такой же последовательности и предоставить в том же виде, что и оригинал документа. Это значит, если информация на документе расположена с двух сторон, то и ксерокопия будет также двухсторонней. Нотариус проверяет оригиналы документов с копиями. Если все соответствует требованиям законодательства, то на последней странице ставиться печать нотариуса, подпись, а также штамп о свидетельстве данной копии.

Если Вы со всем согласны, то ставите свою подпись в реестре, в который вносятся все ваши паспортные данные, название документа, полное количество страниц и количество заверенных копий. Все еще не знаете как нотариально заверить документы в Москве? У нас есть ответ и на этот вопрос! Звоните нам и мы вместе договоримся о всех нюансах!

Как нотариально заверить подпись на документе: видео

Как заверить документы апостилем

1. Что такое апостиль и где действуют апостилированные документы?

Апостиль — форма официального подтверждения документов для надлежащего признания их юридической силы во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Одного ведомства, которое бы проставляло штамп «апостиль» на документе, не существует. Места обращения зависят от того, где был оформлен сам документ, и от того, что вы хотите заверить — оригинал или копию.

Не может быть потребовано проставление апостиля на документы, подлежащие вывозу в страны, с которыми Российская Федерация заключила международные договоры о правовой помощи, а также в страны — участницы Минской конвенции. Списки стран, не требующих легализации документов, можно скачать здесь и здесь.

2. Как проставить апостиль на оригинале документа загса?

Для проставления апостиля на Документы, которые выдает ЗАГС:

  • свидетельство о заключении брака;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • справка об отсутствии факта государственной регистрации брака;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о смерти;
  • свидетельство о перемене имени;
  • свидетельство об установлении отцовства;
  • свидетельство об усыновлении;
  • извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния.

«>документах , выданных органами ЗАГС, вам понадобятся:

Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:

  • паспорт гражданина Российской Федерации;
  • загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).

Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):

  • паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
  • удостоверение беженца;
  • свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
  • свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
  • разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
  • вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).

«>документ , удостоверяющий личность заявителя;

  • Документ для проставления апостиля должен быть незаламинированным оригиналом без физических недостатков и повреждений. Текст документа и оттиск печати должны быть четкими и хорошо читаться.

    «>документ для легализации (оригинал);
    информация об уплате Бланки квитанций для уплаты госпошлины:

    Подать заявление на проставление апостиля может любой человек, нотариально заверенная доверенность для этого не нужна. Место обращения зависит от того, где и когда был выдан документ.

    В Главное управление ЗАГС Московской области можно обратиться только лично или по почте.

    Список необходимых документов уточняйте по месту обращения.

    3. Как проставить апостиль на оригинале документа об образовании?

    Чтобы проставить апостиль на оригинале Документы об образовании

    Возможна легализация документов об образовании и (или) о квалификации, об ученых степенях, ученых званиях государственного образца.

    1. Документы об основном общем и среднем (полном) образовании:

    • аттестат об основном общем образовании;
    • аттестат о неполном среднем образовании;
    • свидетельство о восьмилетнем образовании;
    • свидетельство о неполном среднем образовании;
    • аттестат о среднем образовании;
    • аттестат о среднем (полном) общем образовании и приложение к нему (выдаются общеобразовательными учреждениями, имеющими свидетельство о государственной аккредитации).

    2. Документы о начальном профессиональном образовании:

    • диплом о начальном профессиональном образовании;
    • свидетельство об уровне квалификации и приложение к нему (выдаются по специальностям начального профессионального образования, по которым учебное заведение имеет государственную аккредитацию).

    3. Документы о среднем профессиональном образовании:

    • диплом о среднем профессиональном образовании и приложение к нему;
    • академическая справка (выдается по специальностям среднего профессионального образования, по которым учебное заведение имеет государственную аккредитацию).

    4. Документы о высшем профессиональном образовании:

    • диплом бакалавра;
    • диплом специалиста с высшим профессиональным образованием;
    • диплом магистра и приложение к нему;
    • диплом о неполном высшем профессиональном образовании и академическая справка (выдаются по специальностям и направлениям подготовки, по которым высшее учебное заведение имеет государственную аккредитацию);
    • диплом о неполном высшем образовании;
    • академическая справка.

    5. Документы государственного образца об образовании и о квалификации:

    • удостоверение о послевузовском профессиональном образовании;
    • диплом о послевузовском профессиональном образовании;
    • диплом о дополнительном (к высшему) образовании.
    Смотрите так же:  Увольнение из личной неприязни

    6. Документы государственного образца о квалификации:

    • диплом о профессиональной переподготовке;
    • свидетельство о повышении квалификации;
    • удостоверение о краткосрочном повышении квалификации;
    • удостоверение о повышении квалификации.

    7. Документы государственного образца о присвоении ученой степени.

    8. Документы государственного образца о присвоении ученого звания.

    «>документа об образовании , вам понадобятся:

    • заявление (заявление не требуется, если вы будете подавать документы онлайн);
    • Документы, удостоверяющие личность

    Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:

    • паспорт гражданина Российской Федерации;
    • загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).

    Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):

    • паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
    • удостоверение беженца;
    • свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
    • свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
    • разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
    • вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).

    «>документ , удостоверяющий личность заявителя (нотариально заверенная копия документа или копия с предъявлением оригинала документа.);

  • документ для легализации (оригинал);
  • Это может быть свидетельство о перемене имени, свидетельство (справка) о заключении брака, свидетельство о расторжении брака.

    «>документ об изменении имени, если меняли имя (нотариально заверенная копия документа или копия с предъявлением оригинала документа);

  • информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
  • документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная Рекомендованный текст доверенности размещен на странице Департамента образования города Москвы на сайте mos.ru.

    «>доверенность , если нет возможности подать документы лично.

    Подавать документы для проставления апостиля нужно в пункт приема и выдачи документов Департамента образования и науки города Москвы. Сделать это можно лично, по почте или онлайн, на mos.ru.

    Проверка подлинности вашего документа об образовании и принятие решения о проставлении апостиля должны занимать не более 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. В случае необходимости дополнительной проверки информации этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 рабочих дней.

    На странице Департамента образования и науки города Москвы на сайте mos.ru также можно воспользоваться сервисом проверки статуса подготовки апостилей. Для этого нужно знать регистрационный номер заявления.

    4. Как проставить апостиль на оригинале документа о наличии или отсутствии судимости?

    Чтобы проставить штамп «апостиль» на Документы, которые выдает МВД:

    • справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования;
    • архивные документы (архивные справки, выписки или копии документов);
    • справка о реабилитации;
    • справка из реестра дисквалифицированных лиц.

    «>документе , выданном российским органам МВД, вам понадобятся:

    • заявление;
    • Документы, удостоверяющие личность

    Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:

    • паспорт гражданина Российской Федерации;
    • загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).

    Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):

    • паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
    • удостоверение беженца;
    • свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
    • свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
    • разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
    • вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).

    «>документ , удостоверяющий личность;

  • документ для легализации (оригинал документа, требующего легализации, и его копия);
  • информация об уплате Реквизиты для уплаты госпошлины можно узнать в отделениях Главного информационно-аналитического центра (ГИАЦ) МВД и зонального информационного центра (ЗИЦ) МВД

    «>госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);

  • документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.
  • Подавать документы нужно в тот орган, который указан на вашем документе, — это либо Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел России ( Адрес: город Москва, улица Новочеремушкинская, дом 67.

    Телефоны: +7 (495) 332-30-58, +7 (495) 332-30-35.

    «>ГИАЦ МВД ), либо Зональный информационный центр Министерства внутренних дел России ( Адрес: город Москва, улица Велозаводская, дом 6а.

    Телефон: +7 (495) 694-77-40.

    «>ЗИЦ МВД ). Записаться на прием можно также онлайн — через федеральный портал государственных услуг.

    Проставление апостиля занимает 5 рабочих дней. В исключительных случаях этот срок может быть продлен до 30 дней.

    5. Как проставить апостиль на архивной справке, выписке или их копии?

    Для проставления штампа «апостиль» на архивном документе вам понадобятся:

    • заявление;
    • Документы, удостоверяющие личность

    Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:

    • паспорт гражданина Российской Федерации;
    • загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).

    Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):

    • паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
    • удостоверение беженца;
    • свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
    • свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
    • разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
    • вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).

    «>документ , удостоверяющий личность заявителя (оригинал при личном обращении, копия при почтовом отправлении);

  • документ для проставления апостиля — архивная справка, архивная выписка и архивная копия (документы должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Главархиве Москвы);
  • информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
  • документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.
  • Если архивная справка, архивная выписка или архивная копия были подготовлены государственным или муниципальным архивом либо иным органом или организацией, расположенной на территории Москвы, для проставления штампа «апостиль» вам необходимо обращаться в Главное архивное управление Москвы. Сделать это можно лично или по почте.

    При личном обращении заявителя — физического лица либо доверенного представителя — прием запросов и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, а также выдача результата осуществляется работником ГБУ «ЦГА Москвы» по адресу: Профсоюзная улица, дом 80. Почтовый адрес: 117393, Москва, Профсоюзная улица, дом 80.

    Если документ был выдан на территории другого субъекта Российской Федерации, для проставления апостиля вам необходимо обратиться в уполномоченный в области архивного дела орган исполнительной власти этого субъекта.

    Штамп «апостиль» проставляется в течение 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. Этот срок может быть продлен до 30 рабочих дней в случае необходимости дополнительной проверки.

    6. Как проставить апостиль на других документах или на нотариально заверенных копиях документов?

    Если вы хотите проставить штамп «апостиль» на оригинале документа (кроме документов загса, документов об образовании, документа о наличии или отсутствии судимости, архивной справки, выписки или копии архивного документа) либо на нотариально заверенной копии любого документа, вам понадобятся:

      В письменном запросе о предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля указываются фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина, обратившегося за предоставлением государственной услуги, почтовый адрес (адрес электронной почты при наличии), по которому должен быть направлен ответ, номер телефона заявителя, описание и количество представленных документов, название государства предъявления документов. На письменном запросе ставится дата и личная подпись заявителя.

    «>письменный запрос на предоставление услуги (необходим только в случае подачи документов по почте или через представителя);
    Документы, удостоверяющие личность

    Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:

    • паспорт гражданина Российской Федерации;
    • загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).

    Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):

    • паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
    • удостоверение беженца;
    • свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
    • свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
    • разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
    • вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).

    «>документ , удостоверяющий личность;

  • документ для легализации (оригинал документа либо его нотариально заверенная копия);
  • информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
  • документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.
  • Проставить штамп «апостиль» на оригинале документа можно только в том субъекте Российской Федерации, где он был выдан, на нотариально заверенной копии документа — в том, где она была заверена.

    Таким образом, если оригинал документа, требующего легализации, был выдан либо нотариально заверен в Москве, за проставлением апостиля вам необходимо лично или по почте обращаться в Главное управление Министерства юстиции по Москве.

    Проставление апостиля занимает 3 рабочих дня с момента предоставления документов. В исключительных случаях этот срок может быть продлен до 30 дней.

    Правила заверения документов

    Для юридических лиц

    Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

    1. Руководителем юридического лица
      Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
    2. Главным бухгалтером
      Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
    3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
      Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
    4. Иным работником юридического лица.
      Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
      • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
      • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

      Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

    5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
      Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
      • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
      • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

      Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

    Для индивидуальных предпринимателей

    Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

    Требования к печати индивидуального предпринимателя:

    Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

    Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

    Для физических лиц

    Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

    Правила заверения копии документа

    • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
    • должность лица, заверившего копию,
    • личная подпись лица, заверившего копию,
    • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
    • дата заверения,
    • печать организации/ИП.
    • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

    Верно/Копия верна
    Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
    Дата
    Печать

    Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

    • копия паспорта — 3-х дней
    • копии остальных документов — 1 месяца

    Как правильно заверить копию

    Какой же ГОСТ использовать при заверении копий документов: старый или новый?

    Из статьи вы узнаете:

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

    Как правильно заверять копии документов по запросу работника

    Работник может запросить копию любых документов, связанных с его трудовой деятельностью. Копии должны полностью воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Их можно сделать с помощью технического средства, в данном случае – ксерокса.

    Подробнее о том, как правильно заверить копию, читайте в статьях:

    Чтобы копия имела юридическую силу, ее требуется заверить (ст. 62 ТК). Для этого на ней укажите:

    • заверительную надпись «Верно» или же «Копия верна (образец)»;
    • должность лица, которое заверяло документ;
    • личную подпись;
    • расшифровку подписи, а именно инициалы, фамилию;
    • дату заверения документа;
    • печать компании.

    Скачать документы по теме:

    Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст. Но нужно помнить, если копия документа включает большое количество листов, все они должны быть заверены или следует указывать их количество.

    С 1 июля 2018 года Росстандарт изменит требования, по которым заверяют копии кадровых документов. Теперь на копии документа для другой организации дополнительно нужно указать место хранения оригинала. Кроме того, добавили четыре новых реквизита: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметку об электронной подписи. А оформление 10 реквизитов изменилось, среди них «Дата документа», «Подпись», «Текст документа» и др.

    Как теперь составлять кадровые документы, читайте в нашей подборке.

    Как заверить документ копия верна: образец

    На что обратить внимание при заверении копий документов-выписок

    Помимо копии документа работник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под № 225). Выписка отражает лишь часть текста или же полное содержание подлинника. Как правило, ее оформляют тогда, когда изготовление копии документа: невозможно (документ содержит исключительно конфиденциальную информацию, персональные данные других работников) или нецелесообразно (подлинник имеет большой объем или полностью не нужен).

    Работодатели наиболее часто оформляют выписку:

    1. из трудовой книжки;
    2. из приказа – бумага актуальна, если сам приказ содержит сведения о нескольких людях.

    Законодательство не предусматривает конкретных требований к оформлению выписки из документа, но нужно учитывать, как правильно заверять копии документов, ориентируясь на образец. Как правило, их оформляют на фирменном бланке компании. В качестве наименования документа указывают: «Выписка из…», а следом приводят наименование, актуальную дату и номер приказа, на основе которого оформляют бумагу. Издавать новый приказ не нужно.

    Например, «Выписка из приказа о приеме на работу от 13 августа 2010 года под № 56-к». Далее следует текст выписки, который воспроизводит информацию оригинала полностью или частично.

    Под текстом указывают текущую должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также инициалы и фамилию. Личная подпись в выписке никогда не ставится. Чтобы бумага имела юридическую силу, ее следует заверить. Поскольку специальный порядок не предусмотрен, ее заверяют так же, как и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст). Рассматривая, как заверить копию документа, опирайтесь на закон.

    С 1 июля 2018 года начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит еще действующий в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

    Нужно ли заверение копии документа (образец) в личном деле

    Законодательство не требует заверять копии бумаг, хранящиеся в личном деле работника. Например, в документах, которые регулируют порядок формирования личных дел, а именно госслужащих, для которых это считается обязательным пунктом, использована формулировка именно «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года под № 609).

    Исходя из указанного выше, можно сделать вывод, что заверять копии документов (образец) необязательно. На практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий, особенно у тех, которые представлены работником от сторонних организаций или иных учреждений, их рекомендуется заверять, а также подшивать в дело. Заверенная бумага укажет на дату оформления, сориентирует в актуальности сведений, так как в документ могут вносить корректировки

    Чтобы заверенная копия имела юридическую силу, соблюдайте правила оформления, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, который принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст.

    Сегодня действуют несколько документов, в которых отражено, как правильно заверить копию. Это:

    Если вы уже начали оформлять документы по правилам нового ГОСТа, это не ошибка. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно применять уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении бумаг и оттиска печати.

    Как правильно заверить копию и где ставить печать по новому ГОСТу

    Отметку о заверении копий документов (образец) проставляйте под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписей. Новый ГОСТ вводит несколько вариантов отметок о заверении копии – зависит от того, для каких целей она нужна. На копии для внутреннего пользования следует написать «Верно», должность уполномоченного лица, его подпись, а также расшифровку подписи, дату заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

    Хранение оригинала

    При заверении копий документов в организации с первого июля 2018 года дополнительно указывают место хранения оригинала, с которого изготовили копию: «Подлинник находится в компании в деле №. за. год». После чего нужно поставить печать, если фирма ее использует. Если организация не включила в номенклатуру дел трудовые, то в отметке о месте хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров иной компании.

    Для удобства некоторые организации изготавливают штамп с постоянной информацией. Такой порядок следует применять с первого июля 2018 года для копий кадровых документов, в том числе трудовых книжек. В отметке по ГОСТу ставится печать. Ее проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись уполномоченного лица, подписавшего бумагу, или в месте, обозначенном «МП» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

    Стандарт не уточняет, захватывает ли оттиск печати указание должности. Но лучше, чтобы печать заходила на название должности, так как она призвана заверять подпись лица, поэтому нужно показать, что ее поставили после того, как был подготовлен документ.

    Как заверять документы копия верна: образец печати

    Какие реквизиты добавятся при заверении копий документов: образец

    Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003. В них равное количество реквизитов – 30, отличающихся по составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых пункта. Соответственно, придется обновить регламент по кадровому делопроизводству.

    Гриф ограничения доступа к документу ставят на бумагах с информацией, доступ к которой является ограниченным. Его проставляют в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

    Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. Предусмотрите в положении о персональных данных отметку: «Содержит персональные данные» или «ПД». Помимо персональных данных, бумаги ограниченного доступа лучше отмечать грифом: «Коммерческая тайна» или же «Для служебного пользования» и т. д.

    Как правильно заверить документ копия верна: образец

    Отметка об электронной подписи позволяет визуализировать документ. Отметку делают на том месте, где должна стоять живая подпись на бумажном аналоге. При заверении электронных документов копия верна, образец включает следующие реквизиты:

    • фразу «Документ подписан электронной подписью»;
    • номер сертификата ключа подписи;
    • Ф.И.О. владельца сертификата;
    • срок действия сертификата.

    Реквизит может включать эмблему компании или органа власти, знак обслуживания или товарный знак. Главное, чтобы элементы были видимые и читаемые. Кадровые специалисты должны своевременно изучать новые требования по оформлению документов, их заверению. Это в целом позволит избежать ошибок и недоразумений. Помните, что неверно заверенная копия может стать причиной повышенного внимания трудовой инспекции, а также судебных разбирательств.

    Как правильно заверить копию документа — образец

    Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

    Для чего заверяют копию документа

    Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

    Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

    Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

    Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.

    Как заверить копию документа правильно

    Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

    Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.

    Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

    Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается один из предложенных вариантов заверки:

    • постранично;
    • путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

    Если документ состоит из одного листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

    Заверка копии документа нотариусом

    Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

    Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

    Как заверить копию документа

    Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

    Из статьи вы узнаете:

    Заверение копий документов 2017

    Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

    Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

    Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

    Когда может понадобиться заверение копий документов?

    Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

    Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

    • при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
    • при выдаче сотрудникам;
    • при представлении контрагентам;
    • для направления в тендерную комиссию;

    Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

    сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

    третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

    Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

    Нотариальное заверение копий документов

    В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

    Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

    1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
    2. имеющей гриф секретности;
    3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
    4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
    5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
    6. с фрагментами, написанными карандашом;
    7. с нарушенной целостностью;
    8. с наличием факсимильной подписи;
    9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

    Правила заверения копий документов

    В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

    Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

    Порядок заверения копий документов: нормативная база

    В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

    ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

    Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

    Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

    Смотрите так же:  Осаго омск калькулятор 2019

    Обсуждение закрыто.