Архивариус требования к должности

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Содержание:

Профессия архивариус (архивист)

Профессия архивариус (архивист)

Успешное настоящее и счастливое будущее невозможно без уважения и эффективной работы с открытиями прошлого. Не только многомиллионные организации и предприятия с тысячами сотрудников, но и мелкие компании часто вынуждены обращаться к ранним наработкам, пользоваться устаревшей и сданной в архив информацией для того, чтобы решить насущные вопросы.

Но информации изо дня в день скапливается неимоверно много и если бессистемно складывать дела на полки или забивать ими память компьютеров, рано или поздно наступит момент, когда найти что-либо быстро, станет невозможным.

Для того, чтобы легко, не тратя много времени, пользоваться архивной документацией, организации часто приглашают специалистов на должность архивариуса. Хранитель архивов не только может подсказать где, но и что именно искать, задать правильное направление поиска материалов или самостоятельно подготовить нужные бумаги.

Профессия архивариус описание: это специалист, заведующий архивом государственной или частной организации, который занимается систематизацией архивных документов, составляет их описание и отвечает за сохранность.

Образовано слово архивариус от архив — понятие из латинского языка, обозначавшее правительственное здание. Как и любая специальность, профессия архивариус плюсы и минусы имеет в достаточном количестве. К преимуществам профессии следует относить творческую составляющую процесса, спокойствие окружающей обстановки, неспешность, сведение к минимуму стрессовых ситуаций, возможность получать навыки, развивать личностные качества, повышать профессиональную квалификацию.

К недостаткам профессии можно отнести невысокий уровень заработной платы, наличие медицинских противопоказаний, одиночество на рабочем месте, нехватку открытых вакансий на рынке труда в России.

Должность архивариус востребована в разных организациях. Популярна, например, должность архивариуса в суде или должность архивариуса в медицинском учреждении, в больнице.

Обязанности архивариуса (архивиста)

Профессиональный хранитель архивов для того, чтобы получить работу, должен обладать комплексом качеств личности и профессионала для успешного выполнения задач.

Формально работа кажется простой, но архивариус обязуется и хранить, и взаимодействовать с документами. В список основных обязанностей включены:

  • отбор, систематизация, хранение архива;
  • обработка и прием документации в архив;
  • формирование справочных данных по архивным документам;
  • передача документации в государственное хранилище;
  • контроль за процессом делопроизводства в организациях.

Архивисту необходимо уметь организовывать хранение документов, регистрировать и шифровать бумаги, своевременно подготавливать описи единиц. Кроме того, на архивиста возлагаются дополнительные обязанности:

  • участвовать в экспертизах;
  • следить за соблюдением правил пожарной безопасности;
  • выдавать архивные копии, если поступают запросы по ним; использовать в работе современные технические средства, если это необходимо.

Архивариус требования

Работа архивиста непростая и связана с серьезной ответственностью за результат. По этой причине, требования к должности высокие. Кому-то они могут показаться излишне строгими, но это необходимо для сокращения количества невынужденных ошибок из-за человеческого фактора. Все требования к профессии можно разделить на несколько основных групп.

Архивариус — требования к должности личностные:

  • внимательность;
  • любовь к порядку и структурированию;
  • организованность и дисциплинированность;
  • спокойствие;
  • усидчивость, терпеливость;
  • сосредоточенность.

Квалификационные требования к архивариусу:

  • знание единой системы делопроизводства;
  • знание нормативных актов по ведению архива;
  • владение правилами составления документов;
  • умение составлять отчеты;
  • владение правилами эксплуатации средствами техническими;
  • умение принимать, оформлять, хранить, утилизировать документы.

Старший архивариус требования:

  • наличие опыта в должности архивиста около 5 лет;
  • высшее профессиональное образование.
  • архивариус требования к образованию:
  • законченное среднее образование на основе 9 или 11 классов СОШ ;
  • законченное средне-специальное или высшее образование по направлению.

Обучение на архивариуса

Получить образование архивиста можно в учреждениях средней и высшей категории в разных городах России. Обучение считается законченным по истечению 4 или 5 лет, в зависимости от того, какая форма посещения лекций выбрана. Немаловажный фактор — школьное образование. На базе 9 классов учиться придется дольше.

Специальность архивариуса входит в группу специальностей по направлению подготовки “документоведение и архивоведение”. Направление, помимо специальностей архивариус (архивист) включает в себя такие профессии как библиотекарь, пресс-секретарь, специалист по документационному обеспечению управления (архивист), историк-архивист, музеолог , секретарь, специалист кадрового делопроизводства.

Чему можно учиться на этом учебном курсе:

  • организации и ведению архивных дел;
  • созданию и обработке документов;
  • руководству архивами;
  • проведению экспертиз;
  • делопроизводству.

Профессия архивариус — где учат:

  • 4 вуза в Екатеринбурге;
  • по 3 вуза в Краснодаре, Казани, Уфе, Нижнем Новгороде;
  • по 2 вуза в Барнауле, Мурманске, Иркутске, Самаре, Саратове, Улан-Удэ.

Архивариус обучение в Москве (примеры):

  • в Российской экономической школе;
  • в Государственном институте русского языка имени А.С. Пушкина;
  • в МГИМО .

Архивариус обучение в СПб (примеры):

  • в Ленинградском государственном университете;
  • в Санкт-Петербургском гуманитарном университете профсоюзов;
  • в Санкт-Петербургском государственном университете промышленных технологий и дизайна.

архивариус обучение в колледже( примеры):

  • в Московском областном колледже искусств;
  • в Колледже автоматизации и информационных технологий.

Историк архивист

Архивист это современное наименование профессии архивариус. Данный специалист наделен примерно теми же обязанностями, что и обычный архивариус. Тем не менее, между похожими специальностями архивист и архивариус разница существует. Чтобы различить разницу, необходимо обратиться к истории.

Должность архивариуса появилась несколько сотен лет назад еще во времена одного из самых влиятельных людей мировой истории — Петра Великого. Тогда, в 1720 году российский император впервые ввел должность архивариуса, как руководителя архива. При этом, архивистом считался рядовой сотрудник этого подразделения. Со временем эти два понятия стали синонимами, а позднее “архивист” практически вытеснил “архивариуса” из обращения.

Смотрите так же:  Нотариус в череповце лебедева

Помимо привычной специальности архивист есть еще смежная профессия “историк архивист”. Многие люди, поступающие в учебные заведения по направлению документоведение и архивоведения”, интересуются: историк архивист кто это? Данный специалист формирует и хранит архивный фонд РФ, стоя на страже культурного наследия государства. Историк хранит документы и передает духовный опыт страны.

Архивариус зарплата

Существенный минус работы архивариуса — небольшая зарплата. Зависит оплата труда главным образом от уровня квалификации, трудового стажа конкретного специалиста и расположения места работы. В среднем, по данным открытых вакансий, в 2016 году профессия архивариус архивист зарплата составляла от 15 до 18 тысяч рублей.

Наиболее низкие показатели пришлись на март 2015 года, когда в профессии архивариус зарплата едва достигала 15 тысяч рублей. Летом 2016 года доходы архивистов выросли до 17-18 тысяч рублей и к осени 2016 остаются на этом уровне.

Лидером по количеству открытых вакансий является республика Татарстан — 11 процентов от общего числа по России. На втором месте Московская область — 8 процентов. Остальные субъекты имеют значительно меньше предложений для специалистов данного профиля.

Уровень доходов для одних и тех же специалистов разнится в зависимости от города и региона. Разницу можно увидеть на следующих примерах:

  • архивариус зарплата в Москве — 30-33 тысячи рублей;
  • архивариус зарплата в Перми — 20 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата в Красноярске — 24 тысячи рублей;
  • архивариус зарплата в СПб — 25 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата в Тюмени — 18 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата в Иркутске — 18 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата в Краснодаре — 16 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата Уфа — 15 тысяч рублей;
  • архивариус зарплата Нижний Новгород — 17 тысяч рублей.

Должностная инструкция архивариуса

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

4. Архивариус должен знать:

4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.

4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

4.3. Единую государственную систему делопроизводства.

4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.

4.7. Структуру предприятия.

4.8. основы организации труда.

4.9. Правила эксплуатации технических средств.

4.10. Законодательство о труде.

4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением об архиве.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

1.2. Создание справочного аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Квалификационные требования — Архивариус

Квалификационные требования
Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.

Знает и применяет в деятельности: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок хранения и использования архивных документов; государственную систему делопроизводства; порядок оформления дел и подготовки их к хранению и использованию, составление описей дел постоянного и временного срока хранения, акты об удалении и уничтожении документов и дел; порядок ведения учета и составления отчетности, структуру предприятия; основы организации труда, правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила противопожарной защиты.

Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
Проводит работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует и обеспечивает хранение документов, поступивших в архив. Обеспечивает хранение документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие документы на хранение, от структурных подразделений предприятия, работу с которыми в делопроизводстве закончено. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления дел во время их передачи в архив. Согласно действующим правилам шифрует дела. Систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Готовит сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки которых истекли. Принимает участие в работе по экспертизы научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременным их восстановлением, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещениях архива. Выдает архивные копии и документы, готовит необходимые справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, ведет их учет. Готовит необходимые данные для составления отчетности по работе архива. Принимает меры по использованию в работе современных технических средств.

Смотрите так же:  Адвокат по кредитам в улан-удэ

Должностная инструкция архивариуса (примерная форма)

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

Правила составления должностной инструкции архивариуса

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Для подготовки должностной инструкции требуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Разработка должностных инструкций – это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность;
  • Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» нужно отметить:

  • наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;
  • перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
  • требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником. При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права» определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

Должностная инструкция архивариуса

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Образец должностной инструкции архивариуса

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

законодательством РФ,
Уставом организации,
приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
настоящей должностной инструкцией,
Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Водитель. Должностная инструкцияДолжностная инструкция водителей. Образцы и шаблоны.

2. Должностные обязанности архивариуса

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

Смотрите так же:  Страховка осаго в химках

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Что такое должностная инструкция?

Как её составить?
Подробно расскажем в статье «Должностная инструкция»
+ образцы инструкций!

Должностная инструкция архивариуса — образец

Должностная инструкция архивариуса пишется для специалиста, услуги которого могут быть востребованы на многих крупных предприятиях с большим объемом документооборота. О том, кто такой архивариус, какие трудовые обязанности присущи работнику этой профессии и как грамотно составить должностную инструкцию для него, расскажем в статье далее.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  • на федеральные архивы;
  • архивы субъектов Федерации;
  • архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например, биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

  1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
  2. Опыт работы.
  3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
  4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
  5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

  • умение работать с офисной техникой;
  • навыки работы со значительными объемами информации;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

  1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
  2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  3. Хранение находящихся в архиве документов.
  4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  6. Составление отчетов.
  7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
  2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
    • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
    • юридическое подразделение;
    • кадровая служба.
  3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Обсуждение закрыто.